Diferents motius poden dur a l'empresa a tancar l'accés a les seves oficines.

Algunes companyies ja han informat els seus treballadors que no s'han de desplaçar a les oficines, i que treballin des de casa. Les empreses que es plantegin el teletreball poden utilitzar les eines que mencionem més avall.

La crisi del coronavirus està afectant a diferents sectors, no només al sanitari. Amb les borses mundials ressentint-se i unes previsions de creixement empresarial minvades, moltes empreses comencen a contemplar el teletreball com una opció segura per als seus empleats. A més, d'aquesta manera, eviten paralitzar l'activitat total de l'empresa.

Companyies com Google han instat els seus treballadors a treballar des de casa. Per exemple, la seu de la companyia a Dublín, que sol albergar 8.000 treballadors, està buida des que un dels seus empleats va presentar símptomes semblants a la grip, segons revela el diari The Guardian. Altres empreses com Twitter també estan prenent mesures similars, "A partir d'avui, encoratgem encaridament a tots els empleats de tot el món a treballar des de casa si poden", es va poder llegir al blog de la xarxa social des d'aquest dilluns.

En primera instància, per a l'empleat, el teletreball pot semblar una opció còmoda: migdiades, descansos assaltant la nevera, més llibertat per a la criança dels fills; però no està exempta de desafiaments. Tant l'empresa com els treballadors han d'adoptar noves pràctiques i dinàmiques, confiar en aplicacions basades en el núvol o en altres tecnologies, que, per exemple, permetin una connexió remota amb l'ordinador de l'oficina per garantir un treball eficient.

PROGRAMES DE L'EMPRESA

El més important de tot és assegurar que es té accés als programes de l'empresa (d'edició, gestió o maquetació, entre d'altres). A vegades n'hi ha prou amb ingressar una adreça específica al navegador, introduir unes claus i començar a treballar. En altres ocasions, aquest accés no és possible sense utilitzar una connexió VPN o tenint una connexió remota directament amb l'ordinador del lloc de feina.

XARXA PRIVADA VIRTUAL (VPN)

Aquest tipus de connexió permet crear una xarxa local sense necessitat que els seus integrants estiguin físicament connectats entre si (com sí passa a les xarxes locals dins d'una oficina). Té els avantatges d'una xarxa local pel què fa a seguretat i la flexibilitat que ofereix funcionar a través d'Internet.

Hi ha diferents aplicacions que permeten connectar l'ordinador de casa a la xarxa corporativa, com si estiguessis al lloc de feina. N'hi ha de gratuïts, però òbviament aquestes tenen funcions limitades. Una altra cosa a tenir en compte és que al no ser una connexió directa com a l'oficina, la velocitat de connexió es ressenteix.

Podeu fer servir el servei de VPN que tingui l'empresa (com Tensor), o crear-te un de propi amb plataformes com OpenVPN, encara que el més normal és que l'empresa faciliti aquest servei. Connectar-se a una xarxa VPN és relativament fàcil.

Per connectar des de Windows no es requereix cap instal·lació. Des del 'centre de xarxes i recursos compartits' pressiona 'crear una nova connexió'. Fes clic a 'tria connectar a una xarxa de treball' i omple la informació del servidor, el tipus de VPN i les teves credencials d'usuari.

Si ets usuari d'un Mac, obre 'preferències del sistema', fes clic a 'xarxa' i prem 'afegir' (+) a la part inferior de la llista de serveis a xarxes. Selecciona VPN al desplegable i omple la configuració del tipus de connexió i autenticació.

Per accedir des d'un mòbil Android només cal anar a 'ajustaments', prémer 'xarxes sense fils, connexions de xarxa o similars' i buscar connexions VPN a 'altres' o 'més xarxes'. Dins del menú de VPN prem 'més' (+) per establir la connexió. Per acabar, omple nom, tipus, adreça i xifrat.

Amb un iPhone iOS el procés és encara més senzill: a 'ajustaments' prem 'general', busca VPN i prem 'afegir configuració VPN'. Tria el tipus, omple les dades del servidor i el nom d'usuari.

EINES DE COMUNICACIÓ INTERNA

Hi ha serveis que permeten prescindir del correu electrònic per coordinar equips o comunicar-se amb els companys. Un dels més usats és Slack, que permet mantenir el contacte amb la resta dels treballadors de l'oficina a través de missatges en temps real, així com tenir comunicació constant entre diversos grups.

Gràcies a aquest servei, a més de prescindir del correu, no faran falta aplicacions de tercers per enviar arxius. Així mateix, un altre dels seus avantatges és la possibilitat d'integració amb diverses eines com Google Drive, Hubspot, Twitter, Dropbox o Skype.

REUNIONS A DISTÀNCIA

Tenint en compte que les empreses que encara no han pres mesures com la de tenir a la majoria de la plantilla treballant des de casa, si estan restringint viatges de negocis i cancel·lant esdeveniments públics, buscar solucions per a reunions de feina a distància es converteix en prioritat.

L'eina més usada per a reunions i entrevistes de feina remotes és Skype. Aquesta plataforma de videotrucades de Microsoft permet connectar fins a 10 persones alhora de forma gratuïta.

També es pot compartir pantalla, documents, tenir accés a les converses a través de la seva app en diferents dispositius i fins i tot compta amb una pissarra virtual, a la qual tots els assistents a la videotrucada tenen accés, per a realitzar presentacions. A més, Skype pot integrar-se amb equips domòtics com Amazon Echo Show 5.

CONTROL HORARI

Una de les dificultats que arrossega el teletreball és el control horari. Hi ha opcions rudimentàries com enviar un correu electrònic a l'inici i al final de la jornada, dur a terme un control de l'encesa i l'apagat dels dispositius o directament registrar en un full d'Excel aquests moviments.

En l'actualitat hi ha aplicacions que faciliten aquesta tasca. Algunes com Control Horario o Cucorentde, a més de registrar la jornada laboral a distància, també serveixen per reflectir les tasques concretes en què s'està treballant i gestionar tant vacances com absències.

EINES DE GOOGLE

Sent conscients dels problemes que pot presentar el teletreball i per aportar un granet de sorra en la gestió d'aquesta crisi sanitària, el gegant de Silicon Valley ha anunciat el seu pla per ajudar els negocis i institucions educatives que s'estiguin veient afectades pel coronavirus .

Google concedeix accés gratuït (fins a l'1 de juliol) a les seves eines de treball remot Hangouts Meet i Google Classroom, fins ara disponibles en les edicions per a empreses i educació de la seva G Suite.

Aquestes aplicacions permeten treballar en remot i emetre formacions en directe amb videotrucades de fins a 250 participants i retransmissions de fins a 100.000 espectadors, amb la possibilitat d'emmagatzemar aquests directes al núvol.

A més d'aquestes dues eines, Google posseeix de forma permanentment gratuïta altres aplicacions d'ofimàtica al núvol que permeten el treball cooperatiu i des de casa. Per exemple, es pot treballar en comú fulls de càlcul i arxius de text (Google Docs). En els documents apareixeran assenyalats els canvis realitzats per cada usuari, a més de marcar amb un cursor de diferent color el lloc on està editant cadascú.

A més, gràcies a Google Drive es podran crear carpetes en comú per a compartir arxius, amb la possibilitat d'enviar-les (amb o sense possibilitat de modificació) a tercers a través d'un enllaç.

Una altra de les eines indispensables que ofereix la companyia és Google Calendar, un calendari comú que a més s'integra amb altres serveis de l'empresa com Google Keep i Task, que serveixen per crear anotacions i recordatoris.

Font: elmundo.es